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Ganz typischer (?) Alltag im Export

Wenn der Schreibtisch vor lauter Akten droht zusammen zu brechen, die Ablage einen schämisch angrinst, dann hat man etwas falsch gemacht. Oder zumindest nicht richtig. Klingt etwas optimistischer.

Den Schreibtisch hat man mit höherem Tempo noch abgearbeitet, die Ablage schiebt man gerne vor sich hin. Und da birgt die Gefahr: Arbeiten die unangenehm sind aufschieben, zumindest jene die man aufschieben kann. Und das sind im logistischen Geschäftsalltag nicht gerade viele Bereiche.

Richtige Organisation wirkt Wunder

Organisation im Logistikalltag

Organisation ist vom Begriff Logistik ja nicht gerade weit erwähnt. Logistik ist ursprünglich ein Begriff aus dem Militärjargon und bezeichnet die Nachschuborganisation, aber dazu mehr in einem späteren Artikel.

Nehmen wir als Grundlage eine Exportsendung in ein Land welche ein Certifikate of Origin (dt. Ursprungszeugnis), eine EX01 (ABD, Ausfuhbegleitdokument), Packlisten und original gestempelte und unterschriebene Rechnungen benötigt.

Wir gehen jetzt einfach mal davon aus, daß die Grundlagen eines bekannten Versenders, eines zugelassenen Ausführers sowie die Funktionen der digitalen Signatur bekannt sind, und daß einzelne Aufgaben online bewältigt werden können ohne Kurierfahrten zur Handelskammer und zum Zoll machen zu müssen. Diese Punkte kann man natürlich reinnehmen, aber das würde das Ganze nur zu sehr verwirren für ein einfaches Organisationsbeispiel.
Ebenso unterstelle ich, daß die Ware welche zu versenden ist bereitsteht und man sich nicht noch mit der Koordination und Absprache mit der Produktion belasten muß.

Arbeitsvorbereitung

In der Regel hat man nicht nur eine Sendung und nicht die gleichen Anforderungen pro Auftrag.
An dieser Stelle ist es sehr wichtig, daß man sich die vorliegende Arbeit richtig einplant und weiß was zu tun ist. Fehlt die Routine bei einem bestimmten Land, so ist es jetzt der richtige Zeitpunkt das K+M Handbuch zu Rate zu ziehen und die Anforderungen des importierenden Landes zu klären.
Alle notwendigen Unterlagen müssen zu dem Zeitpunkt bereitliegen. Damit hat man schon den größten Teil der Arbeit erledigt. Planung ist bei einem Logistiker alles!

Sortiert Arbeiten

Die Aufgaben sollte man soweit strukturiert haben, daß man Arbeitsabläufe möglichst zusammenfasst. So schreiben sich Ausfuhrbegleitdokumente (ABD) oder Ursprungszeugnisse (UZ) in der Reihe einfacher, man bekommt ein Gefühl und den nötigen Schwung zur Bewältigung dieser wichtigen Schritte.
Sind sie erst übertragen, sollte man die Wartezeit bis zur Freigabe dazu nutzen andere Schritte vorzubereiten/abzuarbeiten, z.b. das Zusammenstellen der Kopien für die Ablage und/oder das abholende Frachtunternehmen.

Übergabe der Dokumente

Je nach Land dürfte die Freigabe nun erfolgt sein, die Ursprungszeugnisse gedruckt.
Die Dokumente sollten nun ebenfalls sauber sortiert sein und ihren Bestimmungen nach gestapelt.
Hat man die Dokumente für die abholende Spedition bereitgestellt bei den Verladern oder anderen zuständigen Personen, so kann man sich dem nächsten Punkt zuwenden.

Avis & Ablage

Sind alle Aufträge avisiert/Abholaufträge erteilt worden, die letzte Mail/FAX an den Spediteur geschickt, hat man es geschafft.
Lauter einzelne Aufträge die man ablegen kann. Hier besteht eben die erwähnte Gefahr die “weniger wichtige” Arbeit aufzuschieben. Muß man jedoch etwas nachtragen, prüfen etc. verlängert sich die Aufgabe jedoch unter Umständen so viel, daß man mit der sofortigen Ablage viel mehr Zeitgewinn gehabt hätte.
Ordnung am Arbeitsplatz ist alles und ein Teil der Arbeitsqualität.

Fazit

Wie in einem der letzten Beiträge bereits geschrieben, ist der Alltag mit anspruchsvollen Exportländern niemals gleich. Und das ist das Gute daran: man weiß nie, was der angefangene Tag bringt ;)