Unwissende vermuten nicht selten den Spediteur als solches, dass auch dieser bei der Exportabwicklung die Beschaffung derartiger Dokumente übernimmt. Doch weit gefehlt.
Genau betrachtet sagt der Begriff „Langzeitlieferantenerklärung“ bereits aus, wer dieses Dokument ausstellt. Doch auch kleine Unternehmen, welche nicht die Erfahrung aus dem Außenhandel haben und diese ausstellen müssten, sind mit einer Langzeitlieferantenerklärung oftmals an den Grenzen ihrer Wissenschaft.

Deutschlands Exporte nehmen auch weiterhin zu. Aus diesem Grunde ist das Thema „Langzeitlieferantenerklärung“ (abgekürzt oftmals mit LLE oder dem englischen LTSD, mehr dazu im Abschnitt Bezeichnungen und Formen der Langzeitlieferantenerklärung) mehr als aktuell und darf in diesem Logistik Blog natürlich auch nicht fehlen.

In den folgenden Absätzen wird geklärt und erklärt wer die Langzeitlieferantenerklärung ausstellt, ausstellen darf, wie die gesetzlichen Hintergründe sind und warum der Aufwand um diese überhaupt betrieben wird.

Begriffe & Abkürzungen rund um die Langzeitlieferantenerklärung

• LLE – Kurzform von LangzeitLieferantenErklärung
• LTSD – Kurzform der englischen Bezeichnung für die Langzeitlieferantenerklärung: Long term supplier declaration
• Präferenz oder im englischen preferential origin – mehr dazu im Abschnitt „Warum eine Langzeitlieferantenerklärung?“
• Zeitraum – in der Regel wird eine Langzeitlieferantenerklärung für das gesamte, aktuelle Jahr ausgestellt, aufgrund der Ware, welcher der Kunde im Jahr davor bezogen hat.

Rechtliche Grundlage

Eine rechtliche Grundlage und die Pflicht zur Ausstellung einer Langzeitlieferantenerklärung gibt es nicht. Ist zwischen Abnehmer und Lieferant jedoch vertraglich ausgemacht, dass für die bezogenen Waren eine Langzeitlieferantenerklärung ausgestellt wird, ist eine Vertragsbindung geltend, auf welcher das Dokument zu erstellen ist.

Die LLE ist im wesentlichen formlos bis auf den Wortlaut, welcher die Ursprungseigenschaft bescheinigt.

Wird eine LLE ausgestellt, so bedarf es jedoch einen genauen Wortlautes, welcher auch nur bei geringen Abweichungen diese unwirksam macht.
Eine Langzeitlieferantenerklärung darf auch nur der ausstellen, welcher die Ware produziert oder bereits Vorgängerdokumente besitzt welche die Herkunft der Ware belegen können.

Einen weiteren rechtlichen Anspruch behält der Zoll für sich vor. So kann dieser jederzeit den Nachweis für die Richtigkeit der Angaben verlangen.

Wozu eine Langzeit Lieferantenerklärung

Eine LLE/LTSD dient letztendlich dazu die Herkunft der Ware nachzuweisen. Dies muss bis hin zu ihren Bestandteilen nachweisbar sein.
Wird der Ursprung der Waren z.B. mit Herkunft EU bezeichnet, muss nach bestimmten Kriterien auch belegbar sein, warum es so ist und eben nicht anders.

Der Herkunftsnachweis der Ware durch die LLE ermöglicht zudem die Ausstellung weiterführender Dokumente um eine mögliche Präferenz einer Ware belegen zu können.

Ohne weiter ins Detail der Warenpräferenzen eingehen zu wollen, dies mag zu einem späteren Zeitpunkt und einem anderen Artikel nachgeholt werden, sei soviel gesagt, dass die Präferenz einer Ware dazu verwendet wird um Waren an teilnehmende Länder vereinfacht und vor allem günstiger einzuführen. So können die Einfuhrzölle bestimmter Waren drastisch gesenkt, oder gar komplett ausgesetzt werden.
Medizinische Artikel z.B. sind generell vom Einfuhrzoll im jeweiligen Land befreit – bei denen spielt eine Langzeitlieferantenerklärung eine untergeordnete Rolle, nicht zuletzt wegen der genannten Wareneigenschaft.

Das Thema der Präferenzen, der Lieferantenerklärungen und dazugehöriger Themen ist selbstverständlich noch viel weiter verzweigt. Es würde den Rahmen sprengen auf alle Aspekte einzugehen. Dieser Beitrag zur Langzeitlieferantenerklärung soll lediglich ein kurzer Umriss für Interessierte sein und Ansatz zum täglichen Umgang und Verständnis für die Materie.

Dabei sind es nicht einmal allzu viele Incoterms, welche man sich merken muss.

Im alltäglichen Geschäftsumfeld der Logistik und des Außenhandels begegnen dem Sachbearbeiter nur wenige Incoterms. EXW, DDP oder DDU, FCA, CPT, FOB und CIP, alles sehr gängige Incoterms für den Außenhandel und/oder dem sachbearbeitenden Logistiker oder Export Experten.
Nur die Wenigsten befassen sich jedoch in der Tiefe mit den Incoterms. Werden Incoterms durch die Variable der Ortsangabe ergänzt (es gehört immer der Incoterm + der dazugehörige Ort) – erschließt sich erst zu diesem Zeitpunkt die Definition des Gefahrenübergangs.

Beispiel und Vergleich der Incoterms EXW & FCA

EXW steht für ex works – d.h. ab Werk
Die Sendung wird zur Abholung bereitgestellt. Die Abholung, Transport und was damit zusammenhängt, wird vom Auftraggeber, in der Regel den Käufer der Ware organisiert. Das liefernde Werk ist für die Bereitstellung relevanter Dokumente zuständig, welche für den Transport der Ware notwendig sind. Ist das Ziel in einem Drittland, so müssen zum Zeitpunkt der Abholung alle Dokumente für eine erfolgreiche Ausfuhr bereitgestellt werden.
Die Export- oder Logistikabteilungen der ausliefernden Werke liefern die notwendigen Unterlagen für die Erstellung der Ausfuhr, und Zolldokumente sofern die Sendung zu expotieren ist.

Incoterms sind lebendig – sie werden stets weiter definiert

Dass Incoterms keine starren Gebilde sind, erlebten Anwender zuletzt 2010 als diese weiter definiert und verfeinert wurden.

Da ich das Rad jedoch nicht neu erfinden möchte, verweise ich auf die sehr gut gepflegte Incoterms Seite auf wikipedia(Incoterms). Dort erfährt man nicht nur die Beduetung der einzelnen Incoterms, sondern lernt in einer übersichtlichen Matrix wie die Gefahrenübergänge definiert sind. Auch eine Tabelle mit Zuständigkeiten ist dort gepflegt.

Bei einem Gespräch in München ging es dann im Rande um das Thema 8D Report und die Reklamationsbearbeitung.
Unerwartet, da ich mich doch in einer gewissen Sicherheit wähnte zumindest Grundlagen der Reklamationsbearbeitung zu kennen, stieß ich auf dieses fremde Kürzel und mußte es auch dabei belassen. Sicher war ich mir zumindest, mich schwach daran zu erinnern schon mal was zu diesem Thema gelesen zu haben. Dies war jedoch nicht ansatzweise ausreichend um sagen zu können, was die Definition eines 8D-Reports wäre.

Also ran ans Werk und das Wissen aufgefrischt und erweitert. Was dabei herauskam war eigentlich weniger etwas Neues. Ähnliche Tätigkeiten, auch ohne Kenntnis des 8D Protokolls, habe ich selbst schon geführt – nur eben, wie schon gesagt, weniger strukturiert.

8D Report per  Definition

Kurzzusammenfassung: Der Begriff kommt, wie erwartet, aus der Automobil- und Zuliefererbranche und beinhaltet 8 Regeln und Grundsätze auf denen eine Reklamationsbearbeitung basiert.
Im Folgenden wird geregelt wie man die Schäden, die Reklamation, aufnimmt, den Fehler der dazu geführt hat analysiert, den Schadne begrenzt und sichert, daß in Zukunft ein derartiger Fehler nicht mehr vorkommt. Natürlich in der in dem 8D Report festgelegten Reihenfolge.

8D Die Punkte D1-D8

• D1 – Team zusammenstellen welches Mitglieder beinhalten sollte, welche sich bestens mit den zugehörigen Prozessen und verwendetem Material auskennen
• D2 – Das in der Reklamation befindliche Problem genau definieren
• D3 – Schadensbegrenzung durch sofort durchgeführte Maßnahmen. Das beinhaltet ebenso die anchhaltige Kontrolle von Material welches potenziell den gleichen Schaden wieder verursachen könnte. Diese Maßnahme ist lediglich für eine akkute Lösung gedacht. Die dauerhafte Lösung wird in einem anderen Bereich des D8 Protokolls bearbeitet.
• D4 – Den Fehler für de Lösung aufbereiten. Dabei werden z.b. auch organisatorische Bereiche durchleuchtet. Beim D4 Punkt können auch weitere Protokolle zu rate gezogen werden die der Ermittlung der Ursachen dienlich sein können. Z.B. warum wurde der Fehler nciht schon vorher festgestellt und behoben, warum ist der Fehler erst aufgetreten (Zusammenfassung: warum wurde der Kunde im Rahmen der Qualitätssicherung nicht vor eben jenem Fehler bewahrt). Als Ausweitung dieses Puntkes des D8 Protokolls kann man auch die 5why, oder die neuere 3x5why Methode anwenden. Auf diese genauer einzugehen, würde aber den Rahmen hier sprengen.
• D5 - Planung wie man den Fehler, oder die Fehler die zur Reklamation geführt haben, zukünftig vermeiden kann. Die möglichen Lösungsansätze müßen nachproduzierbar sein und in Versuchen belegbar sein.
• D6 – Dei Durchführung der in D5 festgelegten Maßnahmen als Dauerhafte Lösung und Ablösung der in D3 eingeleiteten Sofortmaßnahmen
• D7 – Verhinderung einer Wiederholung derartiger Fehler durch Erweiterung von Prozessen etc. in der Zukunft
• D8 – Abschluß des D8 Reports, Austausch von Informationen und Würdigung der geleisteten Arbeit

Die Anwendung des 8D Reports bedeutet auch eine kontinurliche Verbesserung der Prozesse, der damit zusammenhängenden Qualität des Gesamtprodukts und damit auch der Kundenzufriedenheit.

Damit bin ich nicht nur meiner Aktivität hier im Blog nachgekommen, sondern auch mein Wissen etwas aufgefrischt.
Wei oben bereits erwähnt habe ich schon einiges mit der Qualitätssicherung zutun gehabt wobei auch theoretisch viele der Punkte des 8D Protokols abgearbeitet wurden ohne daß der 8D ein Begriff war.
Im Großen und Ganzen eine spannende Sache.

Was hat ein Peitschenknall und ein Bierspiel mit Logistik gemeinsam?
Der Bullwhip Begriff bezeichnet einen Effekt in der Lieferkette (Supply Chain) in der sich, ähnlich einem Peitschenknall, die Energie/Volumen aufschaukelt.

Der Bullwhip Effekt

Diese einerseits einfache Erklärung des Bullwhip Effekts ist letztendlich nicht so einfach zu begreifen wie es im ersten Moment wirkt.

Wie kann man eine relativ Konstante Kette nur mit einer kleinen Änderung ins Wanken bringen? Darüber machten sich Wissenschaftler  vom MIT (Massachusetts Institute of Technology) Gedanken und entwarfen ein einfaches, oben erwähntes, Modell zum Darstellen des Bullwhip Prinzips.

Das Bierspiel – Beer Distribution Game

Simuliert wird mit dem Bierspiel eigentlich nur eine Lieferanten und Distributionskette über theoretische 52 Wochen, kompimiert auf 2-3 Stunden Spielzeit.

Der genaue Ablauf des Bierspiels wird im Wikipedia Artikel “Bierspiel” sehr gut beschrieben.

Wer lieber mal selbst mit Kollegen das Bullwhip “Bierspiel”  spielen möchte, der kann sich der Onlineversion der “Bierspiel – The Beer Distribution Game” Onlineversion bedienen.

Was macht ein produzierender Kunde ohne eigene Transportmittel oder Lagerplätze?
Er übergibt die anfallenden logistischen Aufgaben an einen Dienstleister!

Damit ist schon mal der erste Schritt zur Erklärung eines 3PL (Third Party Logistics Provider) getan. Früher nannte man alles einfacher, der 3PL war ein externer Dienstleister und genügte seinen Aufgaben ebenfalls. Heute, im Zeitalter der komplizierten, internationalisierten Begriffe ist 3PL – Third Party Logistics Provider – ein umfassender Begriff für den externen, logistischen Dienstleister für Industrie und Handel.

3PL ist vor allem für den Kunden sehr bequem – ihm wird alle logistische Verwaltung abgenommen.
Viele Kunden verlagern ihre Lagerlogistik und Transportlogistik zu einem solchen externen Dienstleister und haben mehr Kapazität für weitere Kundenaquise oder Weiterentwicklung ihrer Produktpaletten.

Der 3PL kann jedoch mehr als Waren transportieren oder lagern. Er bietet gleich die ganze Palette an zusammenhängender, logistischer Dienstleistungen an.

3PL – ein Distributionsweg

Vielleicht wird das an einem Beispielablauf deutlicher:

• Die Ware wird produziert – der 3PL bekommt eine Meldung vom Werk oder Kunden, daß die Ware nun übernommen werden kann
• Der externe Dienstleiser holt die Ware an der Produktiosstätte ab (oder beauftragt ein Transportunternehmen sofern er nicht über eine eigene Transportflotte verfügt)
• 3PL Lagert die Ware ein und gibt eine Rückmeldung an seinen Kunden ab über die Übernahme der Ware, die Qualitätssicherungsprozesse und weitere vereinbarte Informationen
• Der Kunde verkauft einen Teil der Ware an einen Discounter. Der Discounter hat jedoch spezielle Anliefervorschriften und benötigt eine zusätzliche Auszeichnung der Ware.
• Kunde fragt bei 3PL die Konditionen für die zusätzliche Arbeit an sofern keine Offerten vorab vorliegen. 3PL führt alle notwendigen Arbeiten der zusätzlichen Leistungen und der Konfektionierung durch gemäß der Anforderungen für die Anlieferung beim Discounter.
• 3PL erstellt ggf. die notwendigen Dokumente für die Anlieferung (Lieferscheine etc.)
• 3PL avisiert die Anlieferung beim Discounter und vereinbart einen Anliefertermin.
• Nun führt der 3PL den Transport durch, oder, wie schon oben erwähnt, beauftragt wiederrum ein Transportunternehmen seines Vertrauens. Ware wird angeliefert. 3PL meldet dem Kunden anhand quittierter Lieferscheine oder Warenbegleitscheine die Zustellung der Waren beim Discounter.
  Alternativ können sicherlich auch automatisierte Systeme eingesetzt werden in denen der Kunde immer auf dem neusten Stand des Transport- und Verarbeitungsprozesses ist.

Vorteile beim Einsatz eines 3PL

• allen Vorteilen voran ist wohl die Flexibilität beim Einsatz eines 3PL. Der 3PL hat in aller Regel weitaus weitere Möglichkeiten im Transport und der Lagerung, kann schneller zustellen und auch schneller auf schwankende Bedürfnisse und Volumina des Kunden reagieren
• Ganz klar ist auch die Ersparnis. Ein Kunde mit eigenem Lager, eigenem Personal etc. hat natürlich höhere Fixkosten welche unabhängig von der Auftragslage sind. Ein Lager und das Personal oder der eigene Fuhrpark kostet auch dann was wenn nicht oder wenig gearbeitet wird.

Und beim besten Willen: mir fällt kein Nachteil ein. Vielleicht wird der eine oder andere Kommentierende hier Nachteile aufbringen können :)